O tratamento da correspondência
3. O tratamento da correspondência
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
A correspondência é tratada de várias formas, tendo em conta:
• A sua natureza
• Origem •
As dimensões e estrutura organizativa da empresa
• Conteúdo
• O seu destino
3.1 O Circuito da Correspondência
2 Registo das entradas
3 distribuição
4 Resposta ou arquivo
5 assinatura
6 registo de saída
7 expedição e arquivo.
Abertura
Antes de abrirem as cartas deve deslocar-se o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e abrir pelas arestas opostas, pois, por vezes, as cartas ficam coladas no interior. A abertura pode ser manual ou realizada com ajuda de maquinas.
Registo das entradas
Nas grandes empresas, esta fase da correspondência centra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respetivo destino, mas sem antes ser colocado o carimbo da entrada, contendo a data e o número respetivo. Nos serviços públicos utiliza-se normalmente, o livro de registo para a correspondência recebida.
Distribuição
A distribuição da correspondência pode ser feita de diversos modos, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito, utiliza-se o chamado livro e protocolo.
Resposta ou arquivo
Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. O que significa que:
> Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai para o arquivo com a assinatura do ordenante;
> Se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, ser for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.
Toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata e não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos
O que entendes por correspondência.
Assinatura
Depois de finalizada a correspondência, deve ser de novo lida e, em seguida assinada.
Registo de saída
O registo de saídas também é, normalmente, feito em livro próprio. Devem ser tiradas cópias ao originais e encaminhadas devidamente.
Expedição e Arquivo
Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve verificar-se se a carta está datada e assinada, se contêm o material referido em anexo e se o endereço está correto.
E por fim…
• Toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir uma cópia em arquivo; • Quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação; • No caso de o registo ser com aviso de receção, este, após ser devolvido pelo Destinatário com a respetiva assinatura deve também ser arquivado com a cópia da correspondência.
