Finalidades da Comunicação Empresarial
1.2. As finalidades da comunicação empresarial
A comunicação empresarial é a forma de comunicação que compreende conteúdos relativos ao quotidiano da administração, seja ela qual for.
Nos anos 60 do século XX, a comunicação empresarial confundia-se com relações publicas e publicidade. A nível externo, o essencial passava pelas vendas; a nível interno, a principal preocupação era a manutenção de um bom ambiente relacional
Nos anos 70, a crise económica fez com que as empresas sentissem necessidade de criar novos produtos, que respondessem aos desejos dos clientes, passando a orientação para o cliente a ser o grande objetivo da empresa. É nesta altura que se intensifica o marketing como função empresarial integrada. Não só a produção é importante, mas também a sua imagem global perante o público.
A comunicação global da empresa pode ser sintetizada em quatro vertentes:
1. Os sistemas de identificação da própria empresa:
• Política de nomes e marcas de produtos;
• Sistemas de identificação visual e sonora: logótipo, linha gráfica, etc
• Publicidade;
• Promoção de vendas;
• Marketing direto;
• Merchandising;
• Atendimento pessoal;
• Atendimento telefónico.
• Comunicação externa: institucional, financeira e de recrutamento;
• Comunicação interna: para motivação de colaboradores e comparações com a concorrência.
• Compreende a observação dos mercados, da tecnologia e da concorrência bem como a medição sistemática dos efeitos de comunicação e a preocupação em dialogar.
A comunicação interna e externa.
Sem a utilização da comunicação, as empresas dificilmente conseguiriam delinear planos estratégicos para realização dos objetivos. Assim, a comunicação assume importância fundamental nas dinâmicas internas e externas da empresa.
Por comunicação interna entende-se toda a atividade desenvolvida em contexto organizacional. Neste âmbito, destacam-se, sobretudo, as atividades de seleção e distribuição de noticias, a produção e gestão de conteúdos, multimédia , a organização de atividades de formação, como seminário e Workshops, e a elaboração de propostas relacionadas com o desenvolvimento cultural.
Assim, a comunicação interna tem como objetivo promover canais de comunicação claros e abertos em todos os níveis da empresa, de modo a correta compreensão dos seus ambientes e objetivos.
Para efetuar a comunicação interna poderão ser utilizados diversos meios:
• Carta – Elemento postal mais importante, constituída por folhas de papel inseridas num envelope, selado e enviado ao destinatário através dos correios.
• Email – Método de enviar e receber mensagens através da Internet. Tornou-se o método mais usual, económico e rápido de transmitir informação.
• Telefone – Instrumento de comunicação oral amplamente utilizado que permite a transmissão de informações rápidas e económicas além de permitir a conversa direta e com a vantagem de ter um retorno imediato.
• Memorando – Forma de comunicação escrita entre unidades/seções de uma empresa, sendo utilizada como um instrumento que facilita a transmissão de informação
• Newsletter – Termo que designa jornal interno. É um tipo de documento que transmite informações, geralmente sobre um tema ou assunto específico. Alguma empresas usam-no para fornecer novidades sobre produtos, serviços, clientes, funcionários, etc.
• Ordem de serviço – É uma comunicação interna que transmite diretrizes para o funcionamento da empresa, sendo assinada pelo funcionário a quem se destina, de modo a comprovar que tomaram conhecimento
Filme promocional – instrumento de comunicação que conjuga a imagem e o som. É realizado com o intuito da difusão comercial, dando a conhecer produtos ou serviços de uma
Comunicação oral – na área da hotelaria, é muitas vezes designada por briefing, e consiste na transmissão oral de informação para orientar a atuação dos colaboradores da empresa.
Cartaz (gráficos, indicações, sinalética, etc) – o cartaz é um suporte, normalmente em papel, afixado de forma que seja visível em locais públicos. A sua principal função é a de divulgar informação visualmente. É usado para propaganda, publicidade ou simplesmente para a comunicação.
• Encontro – reunião física de pessoas.
• Inquérito – o inquérito estatístico é usado para recolher informação quantitativa nos campos de marketing, ou sondagens políticas, e de pesquisa, nas ciências sociais. Todos os inquéritos envolvem um questionário a um certo número de indivíduos. Quando as perguntas são colocadas por um pesquisador, o inquérito é designado por entrevista. Quando as questões são administradas pelo respondente, o inquérito é denominado questionário.
• Inquérito – o inquérito estatístico é usado para recolher informação quantitativa nos campos de marketing, ou sondagens políticas, e de pesquisa, nas ciências sociais. Todos os inquéritos envolvem um questionário a um certo número de indivíduos. Quando as perguntas são colocadas por um pesquisador, o inquérito é designado por entrevista. Quando as questões são administradas pelo respondente, o inquérito é denominado questionário.
*Comunicação externa
A comunicação externa compreende toda a informação que esteja relacionada com as atividades que a empresa desenvolve.
Essa informação vai no sentido de promover a imagem da empresa, nomeadamente através da divulgação na imprensa dos acontecimentos que esta realiza. Essas ações são desenvolvidas em torno da gestão da sua imagem institucional e estão associadas às temáticas e aos conceitos que as formalizam. É a comunicação feita para o público em geral, normalmente para dar a conhecer os produtos comercializados e atrair ou manter os clientes.
- Pontos de contacto da marca
*Nome e slogan
*Embalagens
*Impressos
*Cartão de visita
*funcionários
*Uniformes e frota de veículos
*Vídeos de treino
*Arquitetura de lojas e sede
*Promoção de vendas
*Sons
*Aromas e cheiros
*Anúncios de rádio e tv
*Marketing direto
*Website
*Relações públicas
*Ações civis
*Produtos e serviços
Entre as comunicações externas mais usuais em contexto empresarial destacam-se:
*Contas anuais da empresa, enviadas periodicamente aos acionistas
* Informação financeira para efeitos fiscais ou outros;
*Informações aos clientes sobre os produtos comercializados ou eventos a realizar;
*Comunicações a fornecedores para solicitar ou fornecer informações sobre novos produtos;
A comunicação externa de uma empresa pode ser feita de várias formas, com recursos escritos, orais ou visuais. Os mais usuais são:
• Carta;
• Telefone;
• Fax;
• Cartaz;
• Newsletter;
• Fórum de discussão, teleconferência e videoconferência;
• Email;
• Inquérito;
• Internet;
• Evento social;
• Filme
*As relações públicas
É a atividade planeada e contínua para estabelecer e manter a compreensão mútua entre uma instituição e os grupos de pessoas a que esteja direta ou indiretamente, ligada.
Assim, o RP é o profissional responsável pela comunicação da empresa, interna e externa, e pela imagem dela perante o público. Para saber o que o público pensa ou espera da empresa podem usar-se diversas ferramentas para se comunica, entre as quais, atualmente se referem os blogues.
Alguns dos objetivos das relações publicas são:
* Desenvolver atividades de relacionamento com a imprensa;
*Desenvolver atividades de relacionamento com a comunidade;
*Estar atento ao comportamento dos públicos-alvo;
*Atrair investidores
* Construir, manter ou reformar a reputação positiva de uma instituição;
* Pensar e gerir as relações da organização com todos os seus públicos;
*Gerir crises;
*Planear e organizar eventos dentro do conceito institucional e organizacional, visando objetivos estratégicos de relacionamento público;
*Promover pesquisas de opinião pública;
Qualquer que seja o público a que se destina a comunicação, a empresa dispõe de um alargado conjunto de meios:
> Contatos pessoais – reuniões, clubes, participações em congressos ou seminários, etc.;
> Acontecimento ou eventos – concursos, exposições, participação em feiras, salões, provas desportivas, etc.;
> Conferências de imprensa – instrumentos utilizados para informar os meios de comunicação. Consistem numa entrevista dada a um grupo de jornalistas;
> Publicações de empresa – relatórios anuais, brochuras e folhetos, artigos em revistas, jornal interno, etc.;
> Patrocínios ou sponsoring - apoio financeiro a eventos desportivos, sociais ou culturais.
> Mecenato – termo que denomina o apoio económico oferecido por um patrono, pessoa ou instituição abastada e influente, a artistas, cientistas ou desportistas com o intuito de promover a sociedade nos domínios cultural, científico, desportivo. Embora se trate de um apoio desinteressado, a entidade beneficiada, muitas vezes dedica a obra produzida ao mecenas prestando-lhe homenagem.