Práticas de Comunicação em Contexto Empresarial
2. Práticas de Comunicação em Contexto Empresarial
2.1. A Comunicação escrita
Quando a comunicação é comercial ou administrativa, deve ainda respeitar o formalismo da apresentação e a utilização de vocabulário técnico especifico. Qualquer comunicação, escrita ou oral, deve obedecer a algumas regras fundamentais, como a correção ortográfica, a correta pontuação, o rigor do vocabulário e a objetividade na informação. A comunicação escrita é utilizada há pelo menos 2000 anos, através de cartas, panfletos ou livros. Tal como falar, escrever é um recurso que precisa de ser aprendido e ambos estão intimamente ligados.
REDIGIR
A maior dificuldade está em transformar as ideias em texto utilizando as palavras corretas. Muitas vezes, a palavra não expressa exatamente o que queremos dizer e o texto acaba reunindo palavras com o mesmo sentido ou que não se relacionam entre si. Isto acontece quando antes de iniciar a escrita, não se organizam as ideias, escrevendo-as sem pensar no texto como um todo.
ORGANIZAR AS IDEIAS
Para organizar as ideias, o ideal é esboçar um plano antes de iniciar a redação:
- Escolha do assunto– Depende do objetivo; qualquer assunto pode ser abordado de diversas maneiras, todas elas com pós e contras.
- Listas de ideias– Escolhido o assunto, deve elaborar-se uma lista de ideias a serem incluídas: factos, argumentos, citações, comparações, opiniões, números.
- Plano– O primeiro passo é extrair da lista de ideias as que parecem mais importantes, estabelecendo uma hierarquia, e depois fixar as que vão aprofundar.
- Esboço– A redação do esboço é muito importante, pois permite reorganizar as ideias.
ESTRUTURA
Qualquer redação é composta por título, introdução, desenvolvimento e conclusão. Na introdução procura despertar no leitor o desejo de ler, adiantando-se os principais pontos a tratar. O desenvolvimento consiste em ordenar os dados, opiniões, aspetos que o tema envolve. Cada ideia deve der desenvolvida em parágrafos diferentes. A conclusão é a parte final da redação e deve constituir uma síntese clara da posição assumida.
Para escrever bem é necessário:
- Saber o que quer dizer antes de começar – planear;
- Não usar frases e parágrafos muito extensos;
- Evitar abreviaturas.
- Procurar não repetir a mesma palavra – usar sinónimos
- Não usar rimas e palavras de difícil entendimento
- Ser direto, claro e simples
- Não fugir do tema proposto
- Preferir palavras curtas e familiares
- Usar verbos ativos, evitando os passivos
- Usar o estilo coloquial – escrever como falaria
2.2 A linguagem comercial e administrativa
Tipos de comunicação escrita:
Carta pessoal– esta carta é trocada entre parentes e amigos. A sua caraterística mais importante é a informação: é importante que o remetente consiga ser entendido. Local e data, saudação e assinatura são elementos obrigatórios para garantia das identificações necessárias, tudo o resto é livre.
Carta social– trocada entre pessoas amigas, mas sem grande intimidade, principalmente para apresentar felicitações ou pêsames, fazer convites ou comunicados. Trata-se de uma carta com um objetivo claro e para não ultrapassar esse objetivo evita-se misturar assuntos.
Email– texto curto informal que será recebido rapidamente pelo interlocutor.
Redação técnica– Neste tipo de texto, o aspeto pessoal é secundário e prevalece
a clareza, a lógica, a concisão, que se pretende de fácil leitura.
Comunicação
Escrita- Indireta
- Carta, Ofício
- Memorando
- Circular
- Relatório
- Requerimento
- Convocatória
- Ata
- Jornal
- Documento Comercial
Não Escrita- Oral, Visual
Oral Indireta-
- Telefone
- Intercomunicador
Oral Direta-
- Diálogo
- Entrevista
- Reunião
- Conferência
- Videoconferência
Visual Indireta-
- Gráfico
- Fotografia
- Diagrama
- Mapa
- Cartaz